Suomessa verkkolaskujen välitys aloitettiin vuonna 1999 ja yrittäjäksi rupesin samana vuonna. Ryhdyin taloushallintoprosessien kehittäjäksi oltuani kymmenisen vuotta alan palkkatöissä. Tuotannonohjausjärjestelmät tekivät tuloaan noina aikoina myös pk-yrityksien joukossa, vaikka valinnanvaraa ei järjestelmissä vielä kovin ollut. Ajantiedon ensimmäinen verkkolasku lähetettiin matkaan 18 vuotta sitten, vuonna 2004. Ennen Ajantietoon tuloani olin mukana ProCountor.comin, Suomen ensimmäisen selainpohjaisen taloushallinto-ohjelmiston lanseerauksessa. Nykyään ollaan kait pilvessä, samaa asiaa tarkoittaen. Kauan on aikaa siis, voisi hyräillä Eppu Normaalin biisin tahtiin.
Verkkolaskustandardit sähköisen laskun vauhdittajana
Verkkolaskujen yleistymiseen oleellisena asiana liittyvät verkkolaskustandardit. Verkkolaskustandardeja on tälläkin hetkellä useita, kansallisia ja kansainvälisiä. Standardien kirjo tuottaa jonkunlaista päänvaivaa. Suomen ensimmäinen laki sähköisestä laskusta tuli voimaan 1.4.2020. Asiaa vauhdittanut verkkolaskudirektiivi tuli EU:ssa voimaan 2014. Direktiivin myötä laadittiin sähköisen laskutuksen eurooppalainen standardi. Standardin valmistuttua jäsenvaltioiden tuli direktiivin mukaan varmistaa, että hankintayksiköt ottavat vastaan ja käsittelevät sähköisiä laskuja, jotka noudattavat uutta eurooppalaista laskustandardia.
Sähköisellä laskulla tarkoitetaan direktiivissä laskua, joka on laadittu ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa. Verkkolaskulla ei siis tarkoiteta esim. sähköpostilla lähetettyä PDF-tiedostoa. Rakenteinen sähköinen lasku mahdollistaa automaattisen ja sähköisen käsittelyn.
Hankinnasta maksuun (Purchase-to-pay, P2P) – seuraava vaihe
Hankintapolitiikka, toimittajatietojen sekä sopimusten ajantasaisuus virtaviivaistavat ja automatisoivat taloushallinnon prosesseja. Jos ostolasku perustuu ostotilaukseen ja toimitus vastaa tilausta, voidaan lasku laittaa maksuun asti. Ostotilausten täsmäyttäminen tapahtuu automaattisesti eikä myyjän tarvitse erikseen enää laskuttaa. Omassa yrityksessä tämä on tuntunut jollakin tapaa hassultakin. Raha kilahtaa kassaan laskuttamatta.
Laskutuksen asiantuntijoiden osaamisen edistäjä
Ajantieto Oy:n erikoisosaamista on jo yli 25 vuoden ajan ollut taloushallinnon ammattilaisen osaamisen ylläpito laadukkailla koulutuksilla. Laskutuksen ammattilaiset, reskontranhoitajat ja perintää tekevät talousosaajat tietävät, että työn sisältö muuttuu jatkossakin. Kontrollit ja täsmäytykset kuuluvat laskutusasiantuntijan osaamiseen, kassavirtojen ennusteista ja toteutumisista saatava data kiinnostaa. Analyysien tekeminen ja BI-raportointi (Business intelligence)on tätä päivää.
Verkkolaskut-termiopas
Opas on tehty kaikille, joiden työhön kuuluvat jollakin tapaa laskut ja niihin liittyvä prosessihuolenpito. Laskut voivat olla myös kululaskuja ja matkalaskuja. Olen koonnut yhteen niitä asioita, joita koulutustapahtumien suunnittelutyössäni olen kohdannut ja mitä pidän oleellisena. Minulla on jatkuvasti ilo käydä asiasta keskusteluita eri toimijoiden kanssa ja muodostaa kokonaiskuvaa siitä, mitä laskutusprosesseista vastaavien seuraavaksi tulisi osata ja hallita.
Olen kiinnostunut taloushallinnon prosessien kehittämisestä, mihin käyttöpääoman hallintaan liittyvät tehokkaat työnkulut ja asiaa helpottavat automaatioratkaisut tuovat yhä uusia mahdollisuuksia – tärkeää asiakastyötä unohtamatta.
Tästä oppaaseen: Verkkolaskut termiopas – sähköinen laskutus, verkkolaskustandardit, laskumerkinnät ja verokohtelukoodit
Toivon oppaasta olevan sinulle hyötyä!
Kehittämisterveisin,
Jaana
